¿QUIERES AMPLIAR TU EQUIPO HUMANO? 10 PASOS PARA SELECCIONAR A LOS MEJORES

Mega-guía para profesionales freelance, micropymes y startups

¿Tu proyecto está creciendo y te estás planteando ampliar equipo? ¿Tus habilidades de “hombre/mujer orquesta” ya no dan más de sí? ¿Sois una micropyme o una startup y queréis incorporar a alguien más a vuestra empresa?

Sigue leyendo y te daré las claves para que puedas llevar a cabo un proceso de selección y elegir a la persona adecuada.

Probablemente, si estás leyendo este post es porque trabajas como profesional freelance, eres una micropyme o una startup y ahora mismo te encuentras en ese punto en el que estás sopesando si contratar a alguien o no para ampliar tu equipo. A lo mejor necesitas delegar y estás buscando un colaborador/a para un determinado proyecto. Sea como sea, es una decisión muy importante y que no se puede dejar a la improvisación o a la intuición.

La entrada de hoy va dirigida a las personas que trabajan desde casa y a micropymes/startups que quieren ampliar su equipo humano. Os aviso de que va a ser una entrada un poco más larga de lo habitual.

Un amigo me dijo en una ocasión: “No tiene que ser muy complicado. Pones un anuncio y cuando te respondan eliges al que más te guste”. En cuanto le expliqué en que consiste un proceso de selección, cambió de opinión.

En el caso de los profesionales freelance y micropymes (aquellas con menos de 10 trabajadores y con un balance y volumen de negocio por debajo de 2 millones de euros) o startups, no se suele optar por acudir a grandes consultoras o headhunters para llevar a cabo ese proceso. Sus elevadas tarifas y la falta de rapidez de respuesta las alejan de las necesidades reales de las organizaciones pequeñas o profesionales autónomos/as. Así que, al final, se suele entrar en modo DIY (Do It Yourself), con las consecuencias que esto tiene. Puede que no tengas formación alguna en recursos humanos o en selección de personal y estos temas te resulten complicados, así que voy a echarte una mano y para eso te voy a responder lo mismo que a mi amigo.

1. ¿Realmente lo necesitas?

Antes de lanzarte a la aventura de incorporar a una persona a tu equipo, tienes que hacer un análisis de ingresos y gastos de personal.

• Calcula los beneficios que te va a reportar esa colaboración y los gastos que te va a suponer. Así de sencillo. Mira bien si te va a suponer un ahorro en determinadas áreas de tu proyecto o por el contrario tienes que seguir en modo “chico/a para todo”.
• Esta fase parece muy obvia, pero saltársela suele ser uno de los errores más frecuentes a la hora de contratar a alguien. Si no puedes contratar, busca a alguien que colabore contigo, pero sigue el mismo proceso de selección que si lo fueras a contratar.
• Se calcula que el coste de una selección mal hecha es entre 2 y 4 veces el salario anual de la persona contratada. Así que, como ves, es un proceso importante dentro de cualquier negocio. Para mí está al mismo nivel que hacer una campaña de marketing potente, elaborar un buen infoproducto o servicio o diseñar una página web para e-commerce.

2. Define el puesto de trabajo y el perfil de exigencia

Vale, ya lo tienes claro y vas a dar el paso. Lo primero que tienes que hacer es definir muy bien el puesto de trabajo. Con esto me estoy refiriendo a que debes realizar una descripción exhaustiva de lo que quieres para tu organización. Y no solamente lo que quieres, sino también en qué grado lo quieres.

• Es lo que se llama el perfil de exigencias. Por debajo de ese nivel no te debería servir ninguna candidatura.
• Te pongo un ejemplo. Si quiero que una persona con iniciativa se incorpore a mi equipo, debo graduar esa competencia. Primero define lo que significa para ti Iniciativa (en este ejemplo podría ser algo parecido a: predisposición a actuar proactivamente y pensar no solo en lo que hay que hacer en el futuro. Implica marcar el rumbo mediante acciones concretas, no solo de palabras). Esa sería mi definición.
• Ahora hay que asignar varios niveles o grados a esa Iniciativa:

• Nivel máximo: Se anticipa a las situaciones con una visión a largo plazo. Actúa para crear oportunidades o evitar problemas que no son evidentes para los demás. Elabora planes de contingencia. Promueve ideas innovadoras. Se considera como un referente y es imitado por otras personas de su organización.
• Nivel intermedio-alto: Se adelanta y prepara para los acontecimientos que pueden ocurrir en el corto plazo. Crea oportunidades o minimiza los problemas potenciales. Es ágil en la respuesta a los cambios. Aplica distintas formas de trabajo con una visión de mediano plazo.
• Nivel intermedio: Actúa rápida y decididamente en una crisis, cuando lo más común sería esperar, analizar y ver si se resuelve sola. Tiene distintos enfoques para afrontar un problema.
• Nivel intermedio-bajo: Aborda oportunidades o problemas del momento. Reconoce las oportunidades que se presentan y, o bien actúa para materializarlas o bien se enfrenta inmediatamente con los problemas.

• No siempre hay que buscar el nivel más alto de competencia. Si a mí me interesa una persona con iniciativa, pero sobre todo en lo que respecta a problemas cotidianos, tal vez no tenga que buscar una persona con el nivel máximo de iniciativa y sea suficiente con alguien con nivel intermedio-bajo o intermedio.

Ya tenemos el perfil de exigencia que vamos a utilizar para describir el puesto de trabajo. Esto nos servirá para la entrevista de selección y para la fase de reclutamiento que veremos más adelante. No voy a entrar en detalles, pero la descripción del puesto debería contemplar aspectos como:

• Responsabilidades principales.
• ¿Se necesita experiencia o no?
• ¿Va a tener personas a su cargo?
• Descripción de funciones y tareas.
• Perfil de exigencias. Competencias técnicas y personales y nivel deseado de cada una de ellas.
• … …. ….

Aquí encontrarás unas fichas que te servirán de base para definir tu perfil de exigencia para ese puesto:

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3. Recluta candidatos/as para poder elegir

Una vez definido el puesto de trabajo, debes comenzar con la fase de reclutamiento. Es la fase más complicada y más compleja porque debemos recolectar aquellos potenciales candidatos que puedan encajar en nuestro proyecto.

Hasta hace poco bastaba con poner un anuncio en Infojobs o utilizar LinkedIn y te llovían las candidaturas. Ahora la cosa ha cambiado. Nos encontramos ante el reclutamiento 3.0. Es decir, los candidatos también tienen algo que decir.

• Antes de inscribirse en una oferta de empleo: un 66% de los candidatos se interesa por la cultura y valores de la empresa, un 54% se informa sobre las ventajas y beneficios de la empresa y un 55% busca opiniones de los empleados
• Un 75% de los candidatos dice que se inscribe en ofertas que han conocido a través de redes sociales
• Un 65% de los usuarios sigue a empresas en redes sociales para conocer sus ofertas.

Trabaja una buena landing page para tu oferta y trabajarás tu marca personal

El marketing online se ha filtrado en la selección de personal en lo que llevamos de siglo XXI y ahora las tendencias en reclutamiento tienen mucho parecido con las técnicas de marketing en la red. Así que para conseguir buenos candidatos/as debes tenerlas en cuenta. Aquí tienes un pequeño resumen de términos que se utilizan en recursos humanos. ¿Te suena alguno?

• Recruitment Marketing: Ya te lo avanzaba. Es la implementación de estrategias de marketing para el reclutamiento. Al igual que existe un funnel de ventas, existe un funnel de reclutamiento. La principal diferencia con el reclutamiento tradicional es que ahora hay que incluir la fase del descubrimiento, consideración y decisión por parte del candidato. El candidato también elige y decide.
• Inbound recruiting: Seguimos con técnicas de marketing. De manera proactiva tenemos que estar atrayendo contactos, para que pasen a ser posibles candidatos y para que terminen siendo colaboradores de nuestro proyecto.
• Employer Branding: Más del 75% de las personas que están buscando trabajo investigan sobre la reputación de la empresa y la marca del empleador antes de enviar el currículum. Así que ya sabes. Cuida tu marca personal y de empresa si quieres atraer talento.
• Experiencia del candidato: Seguro que estás familiarizado con el término “experiencia del usuario”. Pues esa experiencia de usuario debe ser óptima en tu proceso de selección. Son los sentimientos, comportamientos y actitudes que experimentan las personas candidatas desde que envían su currículum hasta su comunicación de integración en la empresa (o rechazo de candidatura, que también es un aspecto a cuidar).

• 40 segundos es el tiempo medio que un candidato espera tener que invertir en rellenar un cuestionario. Así que pónselo muy fácil.
• Un 65% de los candidatos se inscribe vía móvil.
• Un 45% utiliza el móvil para buscar trabajo al menos una vez al día.

• Base de datos de talentos: Es importante ir generando una base de datos con candidatos de reserva aptos para ese puesto o para cualquier otro que en un futuro puedas ofertar. Por ejemplo, si has elegido a una diseñadora gráfica, guarda el resto de finalistas en una base de datos por si más adelante tuvieras que iniciar un nuevo proceso. Como ya los has entrevistado y valorado, podrías ahorrar tiempo y costes, en vez de iniciar un nuevo proceso completo de selección en el caso de que esa diseñadora optara, de repente, por cambiar de proyecto o trabajar con la competencia (puede ocurrir). Hay que mantener viva esa base enviando, de vez en cuando, un correo electrónico pidiendo actualizar datos y si quieren seguir formando parte de tu base de datos. Más adelante te comentaré que debes tener en cuenta el RGPD (que ha llegado para quedarse).
• CRM de candidatos: Sí, también hay CRM (Candidate Relationship Management) en un proceso de selección
• Reclutamiento social (Social Recruiting): Te lo estabas imaginando. ¿No vas a usar las redes sociales para el reclutamiento? No se trata de poner un anuncio en las redes y ya está. Tienes que generar confianza, mostrar tu marca personal o de empresa y buscar de manera proactiva candidatos potenciales. Puedes establecer una relación previa para luego animarlos a postularse. Las redes te sirven para detectar talentos. Fíjate en aquellas personas que hacen comentarios de calidad, que participan de manera activa en los grupos, etc. En definitiva, que también te lo tienes que trabajar en las redes.
• Herramientas de automatización de reclutamiento: Claro que sí. Igual que automatizamos procesos de marketing on-line, en recursos humanos se utiliza software específico para el seguimiento de solicitantes y para el marketing de reclutamiento. Salvo que tu negocio vaya viento en popa y quieras invertir en estas herramientas, no te lo recomiendo por los costes que conllevan. No es imprescindible para seleccionar a alguien para tu proyecto.
• RGPD: Tema peliagudo. Si lo incumples, puedes verte sancionado con multas cuantiosas. El Reglamento General de Protección de Datos pretende unificar las regulaciones de datos dentro de la UE. Ahora se otorga a las personas más control sobre sus datos. Por eso, es importante que a la hora de entregarte su currículum manifiesten su consentimiento expreso. Si quieres ampliar información, te recomiendo que te pases por este enlace de la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD)

REGLAMENTO GENERAL DE PROTECCIÓN DE DATOS

Te he preparado una guía sobre reclutamiento que puedes descargar gratis rellenando el siguiente formulario

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4. Criba de candidatos

Muy bien. Una vez has aplicado algunas de estas técnicas, ya tienes una gran cantidad de currículos. Ahora necesitas pasar a la siguiente etapa, que es la criba de candidaturas. Las puedes agrupar del siguiente modo:

• Grupo 1: Te interesan y pasan a la siguiente fase
• Grupo 2: No cumplen todos los requisitos de tu perfil de exigencia, pero en un futuro pueden interesar o ajustarse a otros puestos (pasarían a ese “Talent Pool” / “Base de talentos” de la que te he hablado antes)
• Grupo 3: Descartadas porque apenas se ajustan a tu perfil de exigencia

De esta primera selección te deberías quedar con tres o cuatro candidatos/as finales.

Cuando ya tengas una terna de finalistas, vas a tener que convocarlos y hacerles una serie de pruebas técnicas (opcional, pero recomendable) y una entrevista de selección.

5. Primera toma de contacto

Antes de la entrevista deberás contactar con las personas candidatas telefónicamente o por correo electrónico. Mi recomendación es que tengas preparada una plantilla. Recuerda que es muy importante la imagen de tu empresa o de tu proyecto.

• Mejor a primera hora de la mañana. Es cuando más respuesta se suele tener.
• No contactes en fin de semana.
• Mensaje o llamada personalizada. Utiliza la plantilla como guion, pero no contactes de forma genérica.
• El asunto del mensaje es importante.
• El cuerpo del mensaje debe dar algunas pistas. Describe de manera general el puesto de trabajo y las posibilidades de desarrollo si las hay. Recuerda que te interesa una persona que elija bien y luego no te vaya a abandonar a mitad de proyecto.
• Refleja tu marca. Añade logo, botones de redes sociales para que pueda ver tu actividad y trayectoria, etc.

Recuerda que la experiencia de usuario debe ser agradable a lo largo de todo el proceso.

6. Pruebas técnicas (y psicotécnicas)

Llega el momento de comenzar a calibrar si realmente encaja esa persona en tu proyecto o no. Ten en cuenta que es una decisión que te va a afectar de manera directa y con consecuencias a largo plazo.

• Diseña unas pruebas técnicas para determinar si esa persona se ajusta a tu perfil de exigencias que te habías marcado en el punto 2. Una prueba técnica puede consistir en un supuesto de contabilidad, la escritura de unas líneas de código, una simulación de una campaña de marketing…Eso depende de tu proyecto y área de especialización, pero tiene que ser algo que puedas calificar de manera objetiva. Ten en cuenta que van a ser varios candidatos los que la van a realizar y que no debes dejar este apartado técnico a criterios subjetivos.
• En cuanto a las pruebas psicotécnicas, las hay de aptitud y de personalidad, por ejemplo, pero su formulación e interpretación es demasiado complicada si no eres un profesional. Además, podrías acabar descartando a candidatos/as perfectamente válidos

7. Entrevista de selección

Ha llegado el gran momento. Ya tienes a tus candidatos/as finales. Ahora vas a hacer la entrevista en la que vas a profundizar más allá de los aspectos técnicos. A lo largo de la entrada te he hablado del reclutamiento 3.0.

• Dado que la mayoría trabajamos desde casa y el candidato/a, a priori, está cualificado/a, te sugiero que para economizar costes hagas la entrevista vía Skype o cualquier otro medio similar. Esto te va a permitir una inmediatez, un ahorro de gastos en desplazamiento y tiempo y prácticamente vas a poder detectar el lenguaje no verbal de la misma manera que si hicieras la entrevista de forma presencial.
• Lo primero que debes tener en cuenta a la hora de hacer una entrevista de trabajo es generar un buen rapport, es decir, un buen ambiente en el que la persona que tienes enfrente esté lo más relajada posible. A mayor relajación, mayor información vas a obtener.  Así que no intentes impresionar a nadie y olvídate del papel de entrevistador duro. Muestra una cara amable para qué el candidato/a vaya “soltando músculos” y se relaje.
• Está bien hacer un repaso de la trayectoria académica formativa y de su experiencia laboral, pero a mí me gusta más centrarme en preguntas competenciales, tanto técnicas como personales. Es decir, hay que profundizar más que lo que simplemente aparece en el currículum. Si te limitas a repasar el currículum de cada uno de los candidatos, estás perdiendo la oportunidad de obtener información y criterios objetivos para la elección final.

Te cuento brevemente las fases que debería tener una entrevista y te recomiendo que tengas a mano un guion como este

• Acogida del candidato. El objetivo de esta fase es ayudar al candidato a vencer su sensación de incomodidad y crear un clima agradable entre tú y el entrevistado/a. Pregúntale si ha tenido problemas con la conexión, qué tiempo hace por su zona, … preguntas con poca transcendencia.
• Descripción de tu proyecto. Dedica unos minutos a presentar tu proyecto, en qué consiste, planes de futuro más inmediatos. De esta manera, el candidato/a se va situando y va viendo si encaja en tu proyecto o no.
• Descripción del puesto. Siempre viene bien dar una visión global de las responsabilidades que tendría que asumir, funciones, tareas, posición en el proyecto / empresa, etc. Aunque ya le has dado información en la oferta inicial y en la toma de contacto, ha llegado el momento de profundizar un poco más. Indícale si tiene posibilidades de promocionar, continuidad en otros proyectos y cualquier otra circunstancia que se te ocurra.
• Puesto de trabajo actual. Aquí te debería contar los logros que ha conseguido en su trabajo actual (si está trabajando) o anteriores, por qué quiere cambiar de proyecto, cuáles son sus planes de futuro…
• Historial laboral. Repasad su trayectoria. Intenta buscar lagunas temporales. Ahonda en las funciones y sobre todo en los logros conseguidos (no por otros o en equipo, si no a título individual).
• Historial educativo / formativo. Qué formación tiene, qué motivos le llevaron a hacer esos cursos o esa formación….
• Intereses. Aficiones relacionadas con el puesto de trabajo, cómo pueden afectar a su compromiso con tu proyecto, etc.
• Planes para el futuro. Es un modo de detectar si vas a tener que echar mano de tu “talent pool” en breve y su posible falta de implicación con tu proyecto.
• Preguntas del candidato. Ahora es su turno. Déjale unos 5 minutos para que te pregunte sobre aquello que no le ha quedado claro a lo largo de vuestra conversación.
• Cierre de la entrevista. En esta fase coméntale las condiciones laborales (salario, jornada, horario, etc.) o exigencias del proyecto y aclarale cuándo le vas a llamar aproximadamente para decirle si ha sido contratado/a o no.

Te puedes descargar un pdf que he elaborado con 50 preguntas para realizar en una entrevista de trabajo.

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8. Decide pronto

Piensa que no tienes que consultarlo con nadie más (bueno, si eres una micropyme o startup, a lo mejor con algún socio/a).

• No dilates en el tiempo el proceso de selección hasta el infinito y más allá 🙂 .
• Una vez has terminado la entrevista, procura tomar una decisión de la manera más rápida y comunica a esos tres finalistas el resultado tanto si han sido elegidos como si no.
• Eso te dará una buena imagen personal o de empresa. Nunca se sabe si más adelante vas a tener que contratar a uno de los descartes para otro puesto de trabajo o si vas a seguir ampliando plantilla. Además, el boca a boca funciona y poco a poco crearás fama de buen empleador. Lo cual te facilitará la fase de reclutamiento en un futuro.

9. Acogida

El proceso de selección no termina con la entrevista de trabajo. Ahora viene la fase de acogida o de integración en tu proyecto o empresa.

• Elabora por escrito una descripción del puesto de trabajo y cuenta con un pequeño manual donde recojas todos los procesos.
• Puedes utilizar una herramienta como Notion. Aquí tienes un artículo de Javier Gobea que te puede ayudar con el manejo de Notion. Notion: Tutorial para crear tu propio manual de negocio + REGALO para registrar como un Pro tus procesos diarios

10. Formación y perfeccionamiento

De acuerdo, ya has seleccionado la mejor propuesta de todas las que se habían presentado. Es el momento de moldearla y adaptarla a tu proyecto.

• Lo más probable es que tengas que formar a esa persona en tu metodología de trabajo, tus procesos, tus hábitos y, tal vez debas perfeccionar algunos de sus aspectos técnicos.
• Es posible que se tenga que formar en algún programa que sueles utilizar o en alguna técnica específica que no ha usado hasta ahora. En fin, esto es lo que cerraría el círculo del proceso de selección.
• Perfecciona los métodos de productividad y efectividad personal tanto individualmente como grupalmente

RECOMENDACIONES FINALES

Como ves, no es muy complicado. Teniendo muy claro qué deseas incorporar a tu proyecto, lo demás es seguir una estructura e intentar ser lo más objetivo posible a lo largo de todo el proceso.

• Trata de ser lo más objetivo posible. NO te dejes impresionar por el efecto “halo” que tienen algunas personas. Mantén criterios de objetividad en todo momento.
• Si externalizas este proceso, evitarás contratar o colaborar impulsado por relaciones familiares o de amistad que pueden generar un conflicto si esa persona no rinde y tienes que prescindir de él o ella.
• En el caso de las recomendaciones, es mejor utilizar contactos profesionales de otros emprendedores, clientes o proveedores para el reclutamiento: tienen más capacidad para realizar objetivamente esa recomendación y le darás un plus de profesionalidad a un proceso tan importante dentro de tu empresa o proyecto

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