SI TRABAJAS DESDE CASA… 10 ESTRATEGIAS PARA AUMENTAR TU PRODUCTIVIDAD PERSONAL

[Productividad personal]

¿Verdad que está genial trabajar desde casa? Te marcas el horario, no pierdes tiempo en los desplazamientos, no tienes jefes ni superiores (salvo tú mismo y tu negocio), puedes controlar las interrupciones y puedes conciliar tu vida laboral, personal y familiar. ¿En serio es tan bonito como lo pintan? ¿Puedes sacar adelante tu trabajo y la casa, los niños, atender tu relación de pareja y tener tiempo para ti?

En este post no te voy a hablar de las ventajas y desventajas de ser freelance y trabajar fuera de la oficina. Hoy te planteo 10 estrategias que me han funcionado para aumentar la productividad personal si trabajas por cuenta propia.

El teletrabajo no ha terminado de arrancar en España y ya se empieza a hablar del “smartworking” o trabajo inteligente. Le puedes llamar trabajo a distancia, teletrabajo o trabajo desde casa, pero ¿tienes estrategias de productividad para poder sacar adelante tu trabajo y tu vida personal? Te recomiendo el artículo de Isabel Munera: El teletrabajo, una opción para sólo unos pocos para que veas el panorama del teletrabajo y el smartworking en nuestro país.

Al iniciar una actividad desde casa te das cuenta de que el contexto es totalmente distinto al que te puedes encontrar en la oficina de una empresa o corporación. En una empresa u organización la mayor parte del tiempo lo pasas en una atmósfera de trabajo / profesional. Sin embargo, en casa se mezclan otros escenarios. Debes trabajar y, en ocasiones, debes combinarlo con tareas domésticas, familiares y la relación con tu pareja.

Así que ¿cómo puedes sacar adelante tu trabajo si tienes que poner lavadoras, llevar a tus hijos a actividades extraescolares y quieres hacer un poco de deporte todos los días? Te voy a presentar una serie de estrategias que me están funcionando en mi día a día. Son técnicas de productividad personal muy parecidas a las que se aplican en las empresas, pero adaptadas al mundo freelancer, autónomo o emprendedor. En definitiva, como aumentar la productividad personal de los “smartworkers”.

Voy a dividirlas en dos grandes bloques: Planificación y ejecución.

PLANIFICACIÓN

1. Planifica el tiempo de ocio

¿A qué te he sorprendido? Pues sí. Lo primero que hago es planificar los tiempos de ocio. Es decir, cuáles van a ser los fines de semana largos que me voy a tomar, vacaciones, que días voy a entrenar, etc.

De esta manera, planificándolo con antelación gestiono mi tiempo dedicado al trabajo alrededor de los descansos y no al revés. Tener tiempo de ocio hace que después esté más relajado, descansado y sea más productivo.  Así se lo hago saber a todos los demás con anterioridad y yo intento cumplir con mis tareas para llegar a esos momentos de ocio (por aquello de la Ley de Parkinson). ¿A qué cuando se acercan las vacaciones sueles acelerar el ritmo para ir cerrando asuntos pendientes? Tener un compromiso de ocio en el horizonte te ayuda a ser más efectivo.

Era uno de mis principales objetivos al iniciar mi carrera en solitario. Trabajar menos y tener más tiempo de ocio. Es tiempo re-creativo

2. Planifica días de trabajo

Una vez bloqueados los momentos de ocio vamos a por la siguiente unidad de planificación: los días de trabajo. Te cuento mi jornada semanal. Ya sé que es difícil de aplicar, sobre todo si trabajas con plazos de entrega en tus proyectos, pero es para que te hagas una idea y la adaptes a tus circunstancias.

Cuando hago mi planificación de la semana me reparto la carga de trabajo en 4 días. Si, en serio. Planifico como si únicamente tuviera cuatro días disponibles. De hecho, el miércoles me lo tomo más relajado o no trabajo. Y, por supuesto, los fines de semana procuro no acercarme al ordenador.

Que lo planifique no quiere decir que siempre salga del modo que lo he previsto. Pero no es lo mismo disponer en tu agenda de 16 horas a la semana que de 20 horas semanales. Más adelante te contaré por qué hablo de 20 horas semanales y no de 40 o más que suele ser la jornada laboral normal.

3. Planifica bloques de tiempo por día

En el punto anterior te he comentado que utilizo como estrategia el planificar 4 días a la semana. De cada día suelo planificar 4 horas para trabajar. Ni más ni menos. Eso hace un total de 16 horas a la semana. Si te das cuenta te hablo de horas planificadas. Por supuesto que trabajo algunas horas más. Siendo realista no puedo contar con 8 horas diarias. En algún momento del día tengo que salir a hacer la compra, cocinar, poner o recoger una lavadora, atender una llamada de teléfono familiar, llevar a los niños al entrenamiento… Por tanto, no tendría sentido planificar mi día con 8 horas disponibles. En principio cuenta sólo con 4 horas o menos. Y si luego tienes más, mejor.

4. Pon plazos a los proyectos

Así que con estas 16 horas planificadas tengo que organizar mi carga de trabajo. Es decir, tengo que llevar a cabo todo lo importante. Lo que es fundamental es que pongas una fecha límite o de vencimiento a cada una de las tareas y proyectos. De esta manera, aprovecharás al máximo tu tiempo al no dilatar las tareas hasta el infinito y más allá.

Ya tenemos nuestra programación hecha. Acuérdate que debes defender estos tiempos. Estas 16 horas son “blindadas”. En esas 16 horas nada, ni nadie nos puede distraer. No nos podemos levantar de la silla. Ni charlar con los amigos. Olvídate de mirar las redes sociales. Esas horas son nuestras “protegidas”. Nada puede alterar esas horas de trabajo. Ahí es donde concentramos toda nuestra energía y creatividad.

Si quieres pasar de programar 16 a 20 horas lo dejo a tu cuenta y riesgo. No te lo recomiendo porque ya es difícil controlar esas 16 horas, así que si tuviera que proteger 20 horas de mi semana no sé si lo haría bien.

En esta planificación hay que tener en cuenta nuestra lista de tareas pendientes. Debemos hacer una revisión diaria de la lista de tareas pendientes para ajustar la programación si fuera necesario y también una revisión semanal para incorporar nuevos proyectos y tareas

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EJECUCIÓN

Es el momento de pasar a la acción. Ya hemos planificado la semana y la jornada. Te cuento mi método de trabajo.

5. Divide las tareas en acciones

Redactar un post requiere de varias acciones. Elegir el tema central, pensar las ideas principales, buscar imágenes relacionadas, elaborar un borrador, comprobar los hipervínculos, repasar borrador, editar post en la página web, publicar post y difundir en las redes sociales.

Creo que con este ejemplo te queda claro que una tarea se puede descomponer en varias acciones. Pues esa va a ser nuestra unidad de trabajo. No las tareas, las acciones.

A la hora de pasar a mi agenda la programación de mis 4 horas de trabajo no diría: “Redactar un post sobre productividad personal para freelancers” 4 horas.

Lo que hago es destinar 30 minutos para elegir el tema central y el título, 30 minutos para pensar las ideas principales. 1 hora para las imágenes relacionadas. 2 horas para el borrador. Total, 4 horas.

De esta manera es más difícil interrumpir las tareas. Luego te mostraré la técnica Pomodoro que me permite estar enfocado y proteger esos bloques de tiempo.

6. Lista de tareas / acciones

Ya te he hablado en un post anterior de la potencia de la lista de tareas / acciones pendientes >>>>> 10 claves para hacer tu lista de tareas más potente <<<<<

Una vez tengo divididas las tareas en acciones el siguiente paso es almacenarlo todo en una única lista. Esa lista central va a contener todo nuestro trabajo pendiente. TODO. Me refiero a aquellas ideas, proyectos, tareas o acciones que no estén finalizadas o que sean generadas. De cualquier ámbito. No solo de la esfera profesional.

Si tengo que cambiar las ruedas al coche, lo apunto en la lista. Que tengo que llevar a mi hijo a un cumpleaños, lo apunto en la lista. Que hay que llamar a un cliente, a la lista. ¿Una factura pendiente de pasar a la gestoría? Exacto, a la lista. Creo que ya has pillado el mecanismo.

Procuro sacar todo de mi cabeza. Mi memoria es muy frágil y no quiero, mientras estoy preparando una auditoría de productividad para un cliente, estar pensando que tengo que cambiar las ruedas antes de las vacaciones de verano. Por eso, todo va a mi lista de acciones pendientes. La cabeza la necesito para ser creativo, no para almacenar. No quiero ocupar memoria RAM.

7. Gestionar las acciones pendientes

Al cabo del día tomamos 35.000 decisiones y eso conlleva los que se llama “fatiga de la decisión” (Decision Fatigue, en inglés).  Aquí tienes un artículo sobre el tema en The Wall Street Journal. Por eso, para gestionar mi lista de tareas, utilizo GTD. Es el método de David Allen para ser eficaz. De esta manera evito el desgaste de tener que decidir en cada momento que hacer. Tengo un procedimiento estandarizado de toma de decisiones que me permite que mi flujo de trabajo esté “engrasado”.

Básicamente es gestionar tu lista de tareas en función de un criterio. ¿esa tarea pendiente requiere una acción por tu parte o no? Es importante saber si lo puedes delegar. No es necesario estar en modo DIY (Do It Yourself) en todo momento. Tampoco necesitas subordinados para delegar. Busca colaboradores o especialistas. La mayoría de nosotros tenemos una gestoría o asesoría para que nos lleven los temas fiscales. En mi caso tengo el soporte de la web con Hormigas en la Nube. Al principio, me diseñé y gestioné la página yo mismo, pero cada vez que había una dificultad técnica perdía hasta una semana de mi tiempo en resolverla. Así que acudí a especialistas en diseño web.

Una vez me he quitado de encima las acciones que puedo delegar, agrupo por contexto esas acciones. Esta estrategia es muy importante para ser más efectivo.

Si a lo largo de tu jornada laboral (que te recuerdo que es de 4 horas o menos) tienes que hacer llamadas, enviar correos electrónicos y redactar un presupuesto. No lo hagas improvisando y saltando de unas a otras. Agrúpalas.

Por ejemplo, si tengo que llamar a varios clientes y proveedores, lo que hago es destinar media hora (de esas 4 que tengo programadas) para hacer las llamadas. Esto me permite no interrumpir otras tareas, estar en “flujo” o “en la zona” (estado mental operativo en el cual una persona está completamente inmersa en la actividad que ejecuta) y evitar la multitarea.

Una vez finalizadas las llamadas destinaré otro bloque de tiempo a hacer trabajo en el ordenador. Por ejemplo, durante la siguiente hora voy a redactar un nuevo post para el blog.

En este punto te recomiendo un curso del experto internacional Jeroen Sangers que me hubiera gustado hacer cuando me inicié en el mundo de la productividad personal. Es un curso muy cortito, pero que te va a dar los fundamentos para que diseñes tu propio sistema de productividad personal. Te advierto que estoy afiliado a ese curso. Es decir, que si te inscribes desde aquí recibiré una comisión. Pero, considero que si realmente quieres aprender a manejar las tareas esta formación te vendrá muy bien.

Quiero saber más

8. Tres AMI al día. Trabajar por objetivos no por horas mejora tu productividad personal

Esta es la clave para sacar adelante el trabajo. Al iniciar el día tengo muy claras cuáles van a ser las 3 tareas más importantes que tengo que haber hecho al finalizar mi jornada. Son las conocidas como TMI (Tareas Más Importantes). Cómo te he contado anteriormente a mí me gusta dividir las tareas en acciones, por eso les llamo AMI (Acciones Más Importantes).

Hoy mis acciones más importantes son:

• Terminar el borrador del post
• Buscar imágenes para el post
• Reunirme por Skype con un cliente

No quiere decir que no vaya a hacer nada más a lo largo del día. Significa que al acabar mi jornada esas acciones deben estar realizadas.

Desde las 9.30 hasta las 13.30 tengo que haber llevado a cabo esas AMI. Si no me da tiempo a hacer nada más no importa, porque esas eran las más importantes. Así que la clave está en decidir esas 3 AMI.

Paul Graham, en 2009, en su ensayo Maker’s Schedule, Manager’s Schedule hace una distinción sobre las tareas que a lo mejor te puede venir bien. Tareas de fabricante (el que hace o crea algo) y tareas de gestor (el que supervisa).

El tiempo del “fabricante” exige grandes bloques de tiempo (bloques de 4 horas). Por ejemplo, el tiempo que es común entre las personas que requieren cierta creatividad o períodos largos de concentración, como programadores y escritores. Por lo general, prefieren usar el tiempo en unidades de medio día al menos. No puedes escribir o programar bien en unidades de una hora o menos. Apenas es tiempo suficiente para comenzar. El tiempo del “gestor” se contabiliza por bloques más pequeños.

Su recomendación es que seas fabricante (trabajos creativos) por la mañana y gestor por la tarde. En mi caso así lo hago. Por las mañanas estoy más despierto y soy más creativo y por la tarde la dedico a tareas más rutinarias o que requieren menos concentración.

9. Aplica la técnica Pomodoro

Es otra de las estrategias que aplico para no perder el foco. Un buen sistema de productividad personal tiene que permitirte estar enfocado el mayor tiempo posible. Con la técnica Pomodoro, lo que hago es fijar períodos de 25 minutos de concentración con descansos entre medias. Los descansos los voy alternando entre cortos y largos. Me explico.

Inicio un período de concentración de 25 minutos. Descanso 5 minutos. Otro período de concentración. Descanso de 15 minutos.

Cuando hablo de concentración hablo de no interrumpir la tarea que estoy ejecutando por nada del mundo. Si estoy redactando una entrada para el blog en el período de concentración y suena el teléfono, no lo contesto. En el descanso miro quién ha llamado y lo apunto en mi lista de tareas pendientes. Cuando trabaje el bloque de llamadas, si era importante, devolveré la llamada. Lo mismo con el correo electrónico. Lo miro sólo cuando me corresponde el tiempo de descanso.

Es una técnica muy sencilla y muy potente. Puedes fijar otros lapsos de concentración, pero a mí, 25 minutos me vienen estupendamente.

Te dejo un vídeo donde te explico la extensión de Chrome que uso.

10. Cero distracciones

Esto es lo que funciona. Si quieres ser productivo/a trabajando desde casa debes evitar todo aquello que te aleje de tu foco. En una oficina en una empresa las distracciones pueden venir por parte de compañeros, reuniones imprevistas, urgencias asignadas por el jefe, etc.

En casa es distinto. Los ladrones de tiempo son otros. Por ejemplo, una tarea doméstica, salir a hacer una gestión en tiempo de trabajo, atender a un familiar, etc.

El éxito en productividad personal está en mantener el foco el mayor tiempo posible. Por eso, desde mi punto de vista debes estar muy vigilante a algunas cuestiones:

• Teléfono. Ahora estás en casa y tienes más libertad para hacer llamadas personales en cualquier momento. Procura llamar a tu amigo fuera del tiempo asignado al trabajo. No utilices el bloque de llamadas para llamadas personales. Ya sé que trabajar en casa te hace sentir como el Conde de Montecristo en su encierro, pero no es para tanto. Podrás charlar cuando hayas acabado sus AMI.
• Redes sociales: Siléncialas durante el tiempo de trabajo. Cuando termines tus AMI ya podrás ver el último vídeo sobre gatos malabaristas o la última coreografía de moda. Luego no digas que te falta tiempo para sacar adelante tu trabajo.
• Correo electrónico: Atención. Es un gran distractor. Mirar el correo cada cinco minutos interrumpe las tareas y el estar “en la zona”. Pásate por el RETO EMAIL DETOX de Laura Ruiz.
• Shopping online: Ya que estoy en casa busco en Amazon y miro la última video cámara para grabar lo que voy a subir a YouTube. La cantidad de tiempo que habré perdido buscando cosas que podría haber buscado en mi tiempo de ocio. Olvídate de Netflix, Ebay y Amazon durante tu período de trabajo.
• Tareas domésticas: Hay que evitar que interrumpan el trabajo. Tan sencillo como eso. Yo tengo un bloque de tiempo de 4 horas. Y esas horas son para trabajar. Antes de ponerme a trabajar por las mañanas ya he llevado a los niños al cole, he hecho la compra diaria y, en la mayoría de las ocasiones, he entrenado. Luego me siento en mi despacho y a trabajar. Como aplico la técnica Pomodoro aprovecho los descansos largos para colgar lavadoras, limpiar habitaciones de la casa, etc.
• Gestiones: Suelo aprovechar los miércoles (que son los días en los que no tengo nada programado) para salir a la calle a hacer gestiones.

En fin, estas son mis 10 estrategias para ser más productivo trabajando desde casa ¿Quieres compartir las tuyas?

10 estrategias para aumentar tu productividad personal de Javier Abeleira Carrasco