10 CLAVES PARA HACER TU LISTA DE TAREAS MÁS POTENTE

[productividad personal]

En el campo de la productividad personal mucho se ha escrito sobre las listas de tareas y cada maestrillo tiene su librillo, pero hoy te voy a mostrar algunas claves para que tu lista de tareas te ayude a ser más eficiente y elevar tu productividad personal al siguiente nivel.

Sigue leyendo para descubrir cómo tener una buena lista de tareas.

En un post anterior ya te he contado que soy de la opinión de que si tu sistema de productividad funciona no deberías tocarlo mucho (lo tienes aquí). De todas maneras, nunca viene mal hacer una reflexión o revisión del mismo por si hay algo que se pueda mejorar. Hoy te propongo que repases la base de cualquier sistema de productividad realmente efectivo: la lista de tareas.

¿Por qué tener una lista de tareas?

En cualquier sistema de productividad personal es fundamental el tener agrupadas las ideas, proyectos y tareas pendientes en un único lugar que nos permita tener una visión global de todo el trabajo que no tenemos resuelto.

Esto tiene sus ventajas:

  • Desalojamos de nuestra cabeza aquellas distracciones que no nos permiten ver las cosas “desde arriba”. Es importante reconocerlas e identificarlas y almacenarlas en un único lugar.
  • Dejamos espacio libre para la creatividad. Además, en vez de almacenar tareas pendientes en nuestro cerebro lo hacemos en una lista, por lo tanto, liberamos memoria RAM para otras cuestiones más importantes.
  • Plasmarlas sobre un papel o en otro soporte te da un mayor control sobre esas tareas. Un mayor control da una mayor perspectiva.
  • Cuando finalices las tareas también lo verás reflejado en la lista. Esa sensación de control será mayor, te permite ver cómo evoluciona tu trabajo y te servirá de motivación para emprender tareas nuevas.
  • Nos ayuda a estructurar el futuro de forma activa (frente a una actitud reactiva)

 

Photo by Mike Tinnion on Unsplash


Estas son las principales virtudes de una lista de tareas. Pero, hay que tener cuidado con algunos errores que se suelen cometer.

  • Una lista de tareas no es una agenda y una agenda no es una lista de tareas.

La agenda es el lugar donde van a ir a parar aquellas tareas sobre las que hemos adquirido un compromiso con fecha (y hora si es posible). Te pongo un ejemplo. Si en mi lista de tareas está pendiente revisar las ventas del trimestre anterior esa actividad debería ir a otra lista de acciones, que en el método GTD, se llaman “acciones siguientes”. Es una tarea sobre la que no hay un compromiso firme con fecha y hora. Aunque hayamos hecho una estimación del tiempo que vamos a tardar en hacerla o una estimación del día en el que vamos a realizar esa tarea.

Sin embargo, otra de las tareas pendientes en mi lista puede ser pasar la revisión médica del servicio de prevención de mi empresa, que está fijada para el próximo martes a las 10 de la mañana. Esa tarea si pasaría a la agenda. Tiene fecha, hora y ya está comprometida de manera inamovible. Así que presta atención a las tareas que pasas a la agenda.

  • La lista de tareas es un recipiente o un contenedor de ideas. Si queremos organizarlas o priorizarlas hay que sacarlas de la lista y ponerlas en otra parte de nuestro sistema de productividad personal.

Ya te he adelantado algo en el punto anterior. Partimos de una lista de tareas única en la que recopilamos todo lo que tenemos pendiente. La siguiente fase es decidir qué hacer con esas tareas. Para ello, deberemos pasarlo a otra lista, delegarla o simplemente no hacerle caso y eliminarla porque no nos corresponde llevar a cabo ninguna acción con ella. En el vídeo de abajo te lo explico de manera muy gráfica.

  • No actualizarla. Si no la nutrimos constantemente y la fijamos como el depósito central de todas nuestras ideas, proyectos o acciones pendientes pierde su utilidad y su potencia

De nada sirve comenzar el lunes con una lista de tareas de, por ejemplo, 120 items y llegar al miércoles con esos mismos 120 items. Resulta muy frustrante y poco eficaz. El objetivo es que sea una lista dinámica. Esto no quiere decir que al finalizar la semana tengamos menos de 120 items pendientes. Se dará el caso (y eso es buena señal) que en el transcurso de nuestra jornada laboral tengamos que seguir incorporando tareas, ideas, asuntos o proyectos a esa lista. Como te decía al principio, esto te dará una visión más amplia de tu trabajo y más perspectiva a la hora de controlar tu día a día.

Claves para pasar tu lista de tareas al siguiente nivel

Ahora te voy a dar unas claves para que esta herramienta forme parte de tu arsenal de productividad personal y te ayude a gestionar mejor tu tiempo y tu vida personal, familiar y profesional

Photo by STIL on Unsplash


1. Debes tener una lista única

  • Para recopilar todo el trabajo pendiente usa una única lista. Puedes captar las ideas o tareas en varios dispositivos o soportes, pero luego pásalos a una única lista. Ese va a ser tu “campamento base” desde el que vas a iniciar la ascensión a tu sistema de productividad. Lo ideal es que te acostumbres a usar pocos recipientes para no tener todas las tareas pendientes desperdigadas en post-it, teléfonos, folios, portátil…

2. En un formato que siempre pueda ir contigo

  • Ya sabes que soy una persona que busca soluciones sencillas. Por eso, te recomiendo que empieces a practicar con bolígrafo y papel. Por ejemplo, una libretita tipo Moleskine. Algo que puedas llevar siempre encima. Si prefieres apuntar todo en el teléfono pues adelante.
  • La ventaja de la libreta es que, por ejemplo, durante un viaje de trabajo si tengo un recibo del parking que luego tengo que pasar a la aplicación de gastos o una tarjeta de visita de un cliente pues lo puedo incorporar a esa libreta.
  • Si optas por el formato digital te recomiendo Evernote para recopilar toda la información necesaria (como sistema de información te puede venir muy bien. Su versión gratuita es muy potente y no necesitas saltar a la versión de pago salvo que quieras entrar en modo colaborativo y otras funcionalidades un poco más complejas) y Trello (más adelante te explico cómo gestionar las tareas con este programa).

3. Actualizarla constantemente. Cada vez que tengas una idea o te asignen una tarea

  • Ya te he mencionado anteriormente que es uno de los errores más comunes. Quiero que lo tengas muy claro. La fuerza de la lista de tareas es que se actualiza constantemente. Es decir, en el momento que tienes una idea, te asignan una tarea, inicias un proyecto… Pásalo a la lista de tareas pendientes. ¡En el momento! No te fíes de tu memoria. Por muy buena que sea. Pásalo a la lista y luego ya decidirás que hacer con ella. Pero guarda la tarea en esa lista única en ese instante. Cualquier distracción, un compañero o jefa que entra en el despacho, una llamada de teléfono, etc. puede hacer que pase a un segundo plano y que ocupe nuestra memoria que la necesitamos para otra cosa, para ser creativos. ¿No te ha pasado que al salir de casa has pensado que se te olvidaba algo y has estado toda la mañana dándole vueltas a ver que era? Pues algo parecido es lo que ocurre cuando esa tarea pendiente está fuera de tu lista. Está en tu cabeza dando vueltas, en un segundo plano restando energía y foco.

4. Debe recoger todo

  • Si tienes una factura anota lo que tienes que hacer con esa factura. Si tienes que llevar a tu hijo a un cumpleaños… vuélcalo en la lista. Si tienes que comprar unos tornillos en la ferretería… a la lista. Se ha acabado la leche… directamente a la lista. ¡Todo! Todo lo que requiera una acción por tu parte debe ir a esa lista. No pienses sólo en el ámbito profesional. Tu vida tiene varias facetas. Familiar, personal y laboral. La lista debe recoger todo lo que está pendiente. Esta es una de las claves más importantes. Más adelante te enseñaré que hacer con la lista.

5. No la revises a todas horas. Con un par de veces al día es suficiente

  • No te recomiendo que estés mirando constantemente la lista de tareas pendientes. Es preferible que le reserves dos o tres momentos al día para revisar que es lo que tienes pendiente y que es lo que has terminado. Yo lo suelo hacer al iniciar el día (5 o 10 minutos, no le dedico mucho más tiempo) y al finalizar la jornada laboral (esta revisión sí que es un poco más profunda. Me suelo encontrar más creativo y esa revisión hace que se disparen ideas para proyectos nuevos o que recuerde actividades pendientes).

6. Que sea la base de tu sistema de productividad.

  • Insisto en que la lista de tareas debe ser el pilar en el que se sustente tu sistema de productividad personal. Todavía no es el momento de complejas soluciones informáticas de gestión de tareas, sistemas de información monstruosos o la última app de productividad personal. Domina el arte de la lista de tareas y te garantizo que tendrás un aumento del 75% en tu rendimiento y en el control de tu día a día.

7. Haz una marca o tacha la tarea cumplida

  • Hablamos de tareas pendientes, pero también tienen un papel importante las tareas realizadas. Cuando hayas completado una tarea táchala de tu lista o hazle un tic. No la borres. Sirve como elemento motivador y te da una visión global de que tu trabajo va avanzando.

8. No pongas grandes proyectos. Recopila acciones pequeñas

  • Este es un aspecto muy importante de la lista de tareas. Te pongo un ejemplo. No es lo mismo apuntar en tu lista Elaborar el informe anual de ventas que dividirlo en otras acciones más pequeñas. Revisar las ventas del trimestre anterior, revisar las ventas del mismo trimestre del año pasado, solicitar datos de ventas a Juan y reunión de coordinación con los comerciales. Estas 4 acciones pueden formar parte del gran proyecto Elaborar informe anual de ventas. Son más fáciles de incrustar en nuestra agenda y dentro de las tareas más importantes de nuestro día a día.
  • Para proyectos grandes utiliza otra lista.

9. La tienes que enlazar con otros componentes de tu sistema de productividad (agenda, sistema de información, planificador)

  • Ese listado de ítems no es un elemento aislado. Forma parte de un todo. De un sistema de productividad completo. Es la base, pero no lo único que compone un sistema de productividad personal.
  • Hay que engarzarlo con la agenda (ya hemos visto que las tareas o acciones con compromiso, fecha y hora van a la agenda) y con una planificación. Tenemos que ver cómo organizamos esas tareas y acciones. Aunque lo veremos más adelante en otros post, es fundamental que al iniciar el día elijas las 3 tareas más importantes (TMI) y centres tu actividad en completarlas antes de finalizar la jornada.
  • Existen otros métodos de trabajo. La regla 3+2 (en inglés) que consiste en planificar 3 cosas principales que quiero resolver y 2 pequeñas. Los elementos principales deben llevar de 2 a 3 horas, los menores no más de 20 minutos. La regla 1-3-5 (en inglés) que sería lograr una cosa grande, tres cosas medianas y cinco cosas pequeñas.
  • La clave está en que las tareas que logremos acabar sean las que nos hemos marcado y no las que nos marcan. De todos modos, para comenzar yo aplicaría la primera norma que es señalar 3 acciones importantes para nuestro día.

10. Otras listas:

  • Hasta ahora he hablado de la lista de tareas única. Sería conveniente utilizar otras listas en nuestro día a día. Nos servirán para complementar nuestro sistema de productividad personal.
    • Listas de proyectos: Una lista con nuestros grandes proyectos. Entendemos por proyectos aquello que conlleva varias acciones. Por ejemplo, elaborar el informe anual de ventas, que hemos visto antes.
    • Listas de chequeo: Al igual que los pilotos tienen una lista de chequeo para comprobar que todo funciona antes de despegar, en ocasiones, viene bien tener una lista de chequeo. Te pongo un ejemplo, a la hora de viajar por negocios o en vacaciones, resulta interesante tener una lista de chequeo con grandes apartados como ropa, documentación que llevar, mapa del sitio, telefonía e informática, etc. Esto facilita el trabajo, nos hace consumir menos tiempo de preparación y posibilita que no nos olvidemos nada importante antes de iniciar el viaje.
    • Listas de procedimiento: Sirven para que no perdamos tiempo en determinar cuáles son las acciones que hay que llevar a cabo en procesos que se repiten o que realizamos con frecuencia. Si al redactar un post sigo una misma rutina, lo ideal es elaborar una lista de procedimiento. Por ejemplo.
      • Elegir el tema central
      • Elegir las ideas principales
      • Buscar imágenes relacionadas
      • Elaborar borrador
      • Comprobar hipervínculos
      • Repasar borrador
      • Editar post en la página web
      • Publicar post
      • Difundir en redes sociales.

A continuación te dejo un vídeo donde te explico cómo utilizar Trello para gestionar tu lista de tareas.

Recomendaciones finales

Espero que te haya sido útil este post sobre la lista de tareas. No quiero despedirme sin hacerte unas recomendaciones finales.

  • Ser fiel a la lista única. Además, ten cuidado con dejarte deslumbrar por novedosos sistemas de gestión de la efectividad y la productividad. La lista única de tareas funciona y está comprobado. Ahórrate tiempo aplicando desde el principio un recipiente único de captura de tus ideas, tareas y proyectos.
  • Siempre contigo. Esa es una de las claves fundamentales. De nada sirve tener una buena idea y no llevar un lugar donde apuntarla. No te fíes de tu memoria. Te puede jugar una mala pasada o puede restarte energía y concentración.
  • Actualizar. Revisa tu lista a diario. Probablemente, el viernes o el domingo puede ser un buen día para planificar el trabajo que tienes pendiente para la semana siguiente. Acostúmbrate a revisar diaria y semanalmente tu lista de tareas.

He diseñado un vídeo curso que te puede ayudar a construir tu propio sistema de productividad personal. Se llama PILOTA TU PRODUCTIVIDAD PERSONAL

Te agradezco tus comentarios y aportaciones. Los puedes dejar aquí abajo o ponerte en contacto a través del formulario de contacto de la web.

2 comentarios en “10 CLAVES PARA HACER TU LISTA DE TAREAS MÁS POTENTE”

  1. Gracias, Javier, por este artículo tan productivo. Sencillo y claro. Yo utilizo un sistema muy parecido desde hace años y coincido totalmente contigo. Un saludo

    1. Gracias Rosa por comentar. La lista de tareas es el pilar fundamental de cualquier sistema de productividad personal. A veces, nos complicamos demasiado con apps, programas y aplicaciones y nos olvidamos de lo básico.

      Si quieres ver otros pequeños trucos y consejos sobre efectividad personal te recomiendo el video curso “Recupera 1 hora al día” que regalo a mis suscriptores.

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